Pytanie: Jestem przedsiębiorcą prowadzącym działalność badawczo – rozwojową. Chcę skorzystać z ulgi B+R. Ponoszę koszty, które mogą być uznane za tzw. koszty kwalifikowane. Największa część kosztów kwalifikowanych to koszty pracownicze, np. wydatki na wynagrodzenia i sfinansowane przeze mnie jako pracodawcę składki na ZUS. Jak ewidencjonować koszty pracownicze, żeby prawidłowo wyodrębnić je dla celów ulgi B+R?

Odpowiedź: W pierwszej kolejności, przedsiębiorca powinien pamiętać, że wynagrodzenia i inne koszty związane z pracownikami można ująć w uldze B+R tylko w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu.

O tym, jakie wydatki związane z pracownikami można ująć w uldze B+R przeczytasz tutaj

Koszty pracownicze

Dla przykładu, jeżeli pracownik zatrudniony na pełen etat, ze 160 godzin przepracowanych w ciągu miesiąca 120 spędza faktycznie na działalności badawczo-rozwojowej, natomiast przez pozostałe 40 godzin wykonuje czynności administracyjne, wówczas tylko ¾ wydatków na jego wynagrodzenie stanowi koszty kwalifikowane.
Aby zatem prawidłowo ustalać, które wydatki pracownicze stanowią koszty kwalifikowane warto prowadzić dodatkowe ewidencje.

Ewidencja czasu pracy

Ustawa o PIT nie narzuca przedsiębiorcom formy takiej ewidencji. Wybór sposobu udokumentowania wydatków pracowniczych zależy zatem od firmy, która prowadzi działalność badawczo-rozwojową. Prowadząc dodatkowe ewidencje podatnik ma dowód w razie ewentualnego starcia z organami podatkowymi, np. podczas prowadzenia kontroli przez te organy.
W przypadku kosztów pracowniczych przedsiębiorca powinien prowadzić ewidencję czasu pracy poświęconego przez pracowników i współpracowników na działalność badawczo-rozwojową. W ramach ewidencji czasu pracy powinno znaleźć się wyodrębnienie czasu faktycznie poświęconego na prace badawczo-rozwojowe w miesięcznym czasie pracy jednego pracownika.

W tym celu firma może skorzystać z używanych już przez siebie programów finansowo-księgowych lub arkuszy kalkulacyjnych.

Pracodawca powinien pamiętać, żeby odpowiednio monitorować, czy pracownicy oraz osoby świadczące usługi na podstawie umowy zlecenia/o pracę wypełniają obowiązek bieżącego raportowania ilości czasu poświęcanego w danym okresie na wykonywanie swoich obowiązków B+R.

Bez prowadzenia ewidencji czasu pracy przedsiębiorcy trudno byłoby ustalić właściwie wysokość kosztów do ujęcia w uldze B+R.

Obowiązkowa ewidencja w KPiR

Niezależnie od prowadzenia dodatkowych ewidencji firmy muszą wprowadzać koszty kwalifikowane do KPiR. Jest to wymóg ustawowy, przedsiębiorcom nie pozostawiono w tym zakresie żadnej dowolności.
Do wyodrębnienia kosztów kwalifikowanych w KPiR służy kolumna 16. Wpisuje się tam opis kosztu kwalifikowanego oraz jego wysokość. W kolumnie 16 przedsiębiorca powinien wpisać wszystkie  koszty  działalności  badawczo-rozwojowej, niezależnie od tego, jaka ich część będzie odliczona od podstawy opodatkowania.

Zajmujemy się tym! Pomagamy przedsiębiorcom prowadzić ewidencje kosztów dla celów ulgi B+R. Jeżeli masz pytania, skontaktuj się z nami.