Pytanie: W ramach mojej działalności gospodarczej prowadzę działalność badawczo – rozwojową. Dowiedziałem się o uldze B+R i chcę z niej skorzystać. Jestem opodatkowany na zasadach ogólnych, ewidencjonuję przychody i koszty w KPiR. Jaką ewidencję prowadzić, by skorzystać z ulgi?

Przedsiębiorcy prowadzący działalność badawczo – rozwojową mogą skorzystać z ulgi B+R, która polega na odliczeniu tzw. kosztów kwalifikowanych od podstawy opodatkowania.

Od przedsiębiorców, którzy chcą skorzystać z ulgi B+R, ustawa o PIT wymaga wyodrębnienia w prowadzonych księgach podatkowych kosztów kwalifikowanych.

Firmy, które prowadzą księgi rachunkowe wyodrębniają koszty poprzez zapisy na kontach analitycznych.

Przedsiębiorcy prowadzący uproszczoną ewidencję księgową, robią to w KPiR. Jest to wymóg ustawowy, firmie nie pozostawiono w tym zakresie żadnej dowolności.

Koszty działalności B+R w KPiR

Do wyodrębnienia kosztów kwalifikowanych w KPiR służy kolumna 16. Wpisuje się tam opis kosztu kwalifikowanego oraz jego wysokość. W kolumnie 16 przedsiębiorca powinien wpisać wszystkie  koszty  działalności  badawczo-rozwojowej, niezależnie od tego, jaka ich część będzie odliczona od podstawy opodatkowania.

Po zakończeniu roku należy zsumować koszty z kolumny 16.

Odrębna ewidencja pomocnicza

W praktyce zdarzają się sytuację, kiedy poniesiony wydatek jest jedynie w części związany z działalnością B+R, a w pozostałej – ze zwykłymi działaniami przedsiębiorstwa. Dla przykładu, pracownicy mogą zajmować się działalnością innowacyjną i administracyjną.

W praktyce, przedsiębiorcy decydują się wtedy na prowadzenie odrębnych ewidencji, z których wynikać będzie, jaka część poniesionego wydatku dotyczy działalności B+R.

Nie ma ustawowego wymogu prowadzenia takiej dokumentacji, ale może być ona pomocna przy poprawnym ustaleniu kwoty kosztów kwalifikowanych do odliczenia. Zwłaszcza może się przydać do ustalenia czasu pracy, jaki pracownicy poświęcili na działalność B+R czy ilości materiałów.

Przedsiębiorca powinien jednak pamiętać, że taka dokumentacja jest prowadzona jedynie na potrzeby wewnętrzne i nie zwalnia go z ewidencjonowania kosztów kwalifikowanych w KPiR (por. np. interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 8 stycznia 2021 r. 0115-KDIT3.4011.546.2020.4.PS).

Jak prowadzić?

W związku z tym, że ustawa o PIT nie wymaga prowadzenia ewidencji pomocniczej, nie ma określonych wymogów, które powinna spełnić. Przede wszystkim, ma ona służyć firmie w monitorowaniu kosztów kwalifikowanych, dlatego zapisy w ewidencji mogą być dowolne. Przede wszystkim mogą być rozbudowaniem zapisów, które uwzględniane są w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, Również forma ewidencji, np. papierowa czy elektroniczna, powinna być dobrana w zależności od potrzeb przedsiębiorcy.

Zajmujemy się tym! Pomagamy przedsiębiorcom prowadzić ewidencje kosztów dla celów ulgi B+R. Jeżeli masz pytania, skontaktuj się z nami.