Regulamin świadczenia usług Księgowa w sieci

§1. Postanowienia ogólne

Niniejszy Regulamin określa warunki świadczenia usług księgowych przez Usługodawcę, i stanowi integralną część Umowy o świadczenie usług księgowych, zawartej pomiędzy Usługodawcą a Klientem, regulując w sposób szczegółowy jej postanowienia.
Usługodawca świadczy usługi księgowe i kadrowo-płacowe na rzecz Klientów, na warunkach określonych w zawartej Umowie, niniejszym Regulaminie oraz zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
Klient zobowiązany jest do zapoznania się z niniejszym Regulaminem oraz do przestrzegania jego postanowień.

§2. Terminy użyte w Regulaminie

Dla celów niniejszego Regulaminu, przyjmuje się, że:

Dokument - oznacza dokument lub zbiór dokumentów przesyłanych Usługodawcy w formie elektronicznej (skan lub inna forma cyfrowa) w celu przetworzenia informacji w nim zawartych dla celów podatkowych lub ZUS;
Dysk Google – oznacza aplikację webową firmy Google do przechowywania plików;
Klient – oznacza osobę fizyczną, na rzecz której Usługi są świadczone;
RODO - oznacza Ogólne rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE;
Strona/Serwis – oznacza stronę internetową należącą do Usługodawcy, pod adresem www.ksiegowawsieci.pl;
Umowa - oznacza Umowę o świadczenie usług księgowych, zawartą pomiędzy Usługodawcą a Klientem;
Usługi – oznaczają usługi księgowe i kadrowo-płacowe świadczone przez Usługodawcę, których zakres szczegółowo omówiono w §3 ust. 3 oraz Umowie;
Usługodawca – oznacza Patrycję Szeląg, NIP: 5272978018, prowadzącą działalność gospodarczą w Warszawie (02-122) przy ul. W. Sierpińskego 1A/206;
Ustawa AML - ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu i jej nowelizacje;

§3. Obowiązki Usługodawcy

Usługodawca zobowiązuje się do posiadania aktualnej polisy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej, opiewającej na sumę gwarancyjną nie mniejszą niż 100 000 PLN.
Usługodawca zobowiązuje się świadczyć Usługi z należytą starannością, zgodnie z przepisami prawa.
Usługodawca zobowiązuje się do świadczenia Usług polegających na:
1. księgowaniu przekazanych przez Klienta Dokumentów, a następnie sporządzania na ich podstawie, w zależności od potrzeb Klienta, ewidencji i dokumentów księgowych i kadrowo-płacowych, deklaracji podatkowych oraz innych plików - na żądanie uprawnionych organów lub po uzgodnieniu z Klientem;
2. wyliczaniu zobowiązań podatkowych oraz wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych;
3. sporządzaniu rocznych zeznań podatkowych;
4. składaniu deklaracji podatkowych drogą elektroniczną.
Usługodawca zobowiązuje się do przekazywania Klientowi dokumentów i informacji, o których mowa w ust. 3, przed upływem ustawowych terminów płatności zobowiązań do organów administracji publicznej wraz z przypomnieniem o zbliżających się terminach płatności, tj.:
- dokumentacja z zakresu kadry i płace oraz związana z podatkiem dochodowym – do 20. dnia każdego miesiąca;
- dokumentacja związana z podatkiem VAT – do 25. dnia każdego miesiąca.
Usługodawca zobowiązuje się, w granicach udzielonego pełnomocnictwa, do bieżących kontaktów z organami administracji skarbowej lub Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.
Usługodawca zobowiązuje się do udostępnienia Klientowi wirtualnego miejsca na dokumenty przekazywane przez Klienta na Dysku Google.
Na żądanie Klienta, Usługodawca zobowiązuje się do udostępnienia mu licencji na aplikację Subiekt123 firmy Insert służącą do wystawiania faktur w formie elektronicznej.
Usługodawca nie reguluje należności publicznoprawnych Klienta.
Klient może zlecić Usługodawcy za wynagrodzeniem dodatkowym inne usługi, których zakres i cena zostaną określone w drodze osobnych ustaleń.
Poza zakresem usług świadczonych przez Usługodawcę pozostają usługi doradztwa podatkowego.

§4. Współpraca ze strony Klienta

Klient zobowiązany jest do podania prawdziwych danych w procesie zamawiania Usługi oraz zobowiązuje się do powiadomienia Usługodawcy o wszelkich zmianach dotyczących prowadzonej działalności gospodarczej, mającej wpływ na świadczenie Usługi.
Klient ma obowiązek przekazywać Usługodawcy wszelkie informacje mogące mieć wpływ na zakres świadczonych usług w sposób wyczerpujący, rzetelny i zgodny z prawdą.
Klient zobowiązuje się umocować Usługodawcę do podpisywania w jego imieniu deklaracji podatkowych (formularz UPL1) oraz do reprezentowania przed Zakładem Ubezpieczeń Społecznych (formularz ZUS PEL).
Klient zobowiązuje się do przekazania Dokumentów za pośrednictwem Dysku Google lub z wykorzystaniem innej metody udostępnionej przez Usługodawcę.
Klient zobowiązuje się do przekazywania skanów lub zdjęć Dokumentów oryginalnych, związanych z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą, czytelnych i kompletnych. Przekazując Dokumenty Klient oświadcza, że są one zgodne z oryginałami będącymi w jego posiadaniu.
Dokumenty Klient zobowiązuje się przesyłać w terminach określonych w §5.
Klient zobowiązuje się do przechowywania we własnym zakresie oryginałów dokumentów przekazanych do księgowania w miejscu oraz przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego.
Klient zobowiązany jest dostarczyć wszelkie dokumenty niezbędne do sporządzenie rocznych zeznań podatkowych, w tym informacje wymagane do skorzystania przez Klienta z ewentualnych ulg.
Klient zobowiązuje się, jeżeli tak wynika z obowiązujących przepisów prawa, do:
- rejestrowania sprzedaży nieudokumentowanej;
- prowadzenia ewidencji czasu pracy oraz dostarczania danych niezbędnych do sporządzenia list płac;
- sporządzenie na koniec roku remanentu w formie spisu z natury ilości oraz wyceny tych ilości.

§5. Terminy przekazywania dokumentów

Usługa	Przykładowe dokumenty	Termin
Prowadzenie KPIR i rejestrów VAT.	Komplet dokumentów wykazujących osiągnięte przychody i poniesione koszty. Dokumenty powinny posiadać datę otrzymania, opis przeznaczenia pozycji na fakturze, oraz inne opisy niezbędne do prawidłowego rozliczenia podatku dochodowego.	Do 12-go dnia następnego miesiąca.
Ewidencja środków trwałych i wyposażenia.	Dowód zakupu (nabycia) środka trwałego lub wyposażenia lub protokół odbioru środka trwałego.	Do 12-go dnia następnego miesiąca.
Ewidencja przebiegu pojazdów.	Dowód zakupu (nabycia) środka trwałego lub wyposażenia lub protokół odbioru środka trwałego. Informacje osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania pojazdu.	Do 12-go dnia następnego miesiąca.
Ewidencja IP Box, ulga B+R.	Komplet dokumentów wykazujących poniesione koszty. Dokumenty powinny posiadać datę otrzymania, opis przeznaczenia pozycji na fakturze, oraz inne opisy niezbędne do prawidłowego rozliczenia podatku dochodowego.	Do 12-go dnia następnego miesiąca.
Akta osobowe.	Kwestionariusz osobowy, oświadczenia do umowy zlecenie, badania lekarskie, zaświadczenia o ukończeniu wstępnego szkolenia BHP, deklaracja PIT-2, świadectwa pracy i świadectwa ukończenia szkoły, inne dokumenty.	Przed rozpoczęciem zatrudnienia.
Sporządzanie zgłoszeń i wyrejestrowań ZUS.	Kwestionariusz osobowy.	Do 3 dni od podpisania umowy.
Sporządzanie list płac.	Listy obecności, dokumenty potwierdzające nieobecność.	7 dni roboczych przed dniem naliczania wynagrodzeń.
Zmiany w zakresie podlegania ubezpieczeniom ZUS.	Pisemne oświadczenie klienta (w formie e-maila).	4 dni robocze przed dniem zajścia zmiany.
Rozliczenie składek ZUS.	Informacja o stanie konta płatnika składek na dzień 31 grudnia każdego roku (wydana na wniosek RD3).	31 styczeń roku następnego.
Sporządzanie rocznej deklaracji rozliczeniowych.	Dokumenty i informacje istotne dla rozliczenia, np. PIT-11, dane małżonka, faktury za internet.	10 dni roboczych przed ostatecznym terminem złożenia deklaracji.
Inne		Wg indywidualnych ustaleń.

§6. Odpowiedzialność Usługodawcy

Usługodawca ponosi odpowiedzialność za prawidłowe ujęcie w księgach i rejestrach VAT dokumentów przekazanych przez Klienta oraz sporządzenie na ich podstawie wszelkich wymaganych przez organy podatkowe i ZUS deklaracji i informacji oraz przekazania ich do odpowiednich organów.
Usługodawca ponosi odpowiedzialność z tytułu niewykonania bądź niewłaściwego wykonania zobowiązań wynikających z Umowy począwszy od daty rozpoczęcia wykonywania Usług na rzecz Klienta.
Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za błędy powstałe w wyniku przekazania Dokumentów, których oryginalne wersje nie są w posiadaniu Klienta, nie dotyczą prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, są niekompletne, nieczytelne, nie zostały skutecznie dostarczone do folderu na wirtualnym Dysku Google.
Usługodawca ma prawo do odmowy wykonania swoich zobowiązań wynikających z Umowy w całości lub części w przypadku, gdy poweźmie podejrzenie, że określone działanie danego Klienta, w szczególności wskazane w dostarczonych przez niego dokumentach jest niezgodne z przepisami prawa.
Usługodawca ma prawo do odmowy wykonania swoich zobowiązań wynikających z Umowy w całości lub części w przypadku, gdy Klient opóźnia się z wypłatą wynagrodzenia przez 28 dni od daty płatności wskazanej na fakturze za Usługi.

§7. Zawieranie Umowy

Umowa o świadczenie Usług zawierana jest na czas nieokreślony.
Umowa o świadczenie Usługi zawierana jest korespondencyjnie.

§8. Wynagrodzenie

Wynagrodzenie za Usługi świadczone przez Usługodawcę jest zgodne z Cennikiem zamieszczonym w Serwisie (https://www.ksiegowawsieci.pl/cennik/) i jest uzależnione od wybranych przez Klienta czynności składających się na przedmiot Umowy.
Wynagrodzenie jest płatne z dołu na rachunek bankowy wskazany w treści stosownej faktury.
Klient wyraża zgodę na otrzymywanie faktur VAT w postaci elektronicznej.
Wynagrodzenie jest wynagrodzeniem netto i zostanie każdorazowo powiększone o podatek VAT w stawce.
Termin płatności faktury wynosi 14 (czternaście) dni od daty wystawienia faktury.
Klient ponosi koszty opłat skarbowych od złożonych pełnomocnictw, w związku ze świadczeniem usług księgowych i kadrowo-płacowych, oraz innych opłat skarbowych, administracyjnych, publicznoprawnych i sądowych. W następstwie indywidualnych ustaleń Usługodawca może dokonać zapłaty tych opłat za Klienta, a następnie obciążyć go z tego tytułu.
Przepis §8 ust. 6 nie ma zastosowania do opłat skarbowych od pełnomocnictw, o których mowa w §4 ust. 3 oraz od pełnomocnictwa do zarejestrowania Klienta w CEIDG, które obciążają Usługodawcę.

§9. Zawieszenie wykonywania Usług

W przypadku zawieszenia działalności gospodarczej, zawieszeniu ulega również Umowa na okres zawieszenia działalności gospodarczej.
Powyższy podpunkt nie ma zastosowania w przypadku konieczności realizacji obsługi księgowej w okresie, w którym działalność gospodarcza została zawieszona lub w przypadku niepowiadomienia Usługodawcy o fakcie zawieszenia działalności gospodarczej.

§10. Rozwiązanie Umowy

Umowa może być rozwiązana przez Klienta bez podania przyczyny i bez okresu wypowiedzenia.
Usługodawca ma prawo rozwiązać umowę w przypadku nieopłacenia przez Klienta naliczonych należności względem Usługodawcy w terminie 60 dni od daty płatności wskazanej na fakturze za Usługi.
W przypadku likwidacji działalności gospodarczej przez Klienta, Umowa o świadczenie Usługi ulega rozwiązaniu z dniem likwidacji działalności.

§11. Zasady zachowania poufności

Usługodawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji, danych, materiałów, dokumentów i danych osobowych otrzymanych od Klienta i od współpracujących z nim osób, a także danych uzyskanych w jakikolwiek inny sposób, zamierzony czy przypadkowy, w formie ustnej, pisemnej lub elektronicznej.
Usługodawca oświadcza, że w związku z zobowiązaniem do zachowania w tajemnicy danych nie będą one wykorzystywane, ujawniane ani udostępniane bez pisemnej zgody Klienta w innym celu niż wykonanie Umowy, chyba że konieczność ujawnienia posiadanych informacji wynika z obowiązujących przepisów prawa lub Umowy.

§12. RODO i powierzanie danych

Klient jako Administrator danych (zwany w tym rozdziale również Administratorem) powierza Usługodawcy dane osobowe do przetwarzania w trybie art. 28 RODO, na zasadach, w zakresie i w celu określonych w niniejszej Umowie.
Podmiotem przetwarzającym jest Usługodawca.
Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do przetwarzania powierzonych mu danych osobowych z należytą starannością, zgodnie z niniejszą Umową, RODO oraz z innymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego, chroniącymi prawa osób, których dane dotyczą.
Usługodawca oświadcza, że podanie danych osobowych przez Klienta jest dobrowolne, ale niezbędne w celu realizacji umowy o świadczenie Usługi.

Zakres i cel przetwarzania danych

Podmiot przetwarzający będzie przetwarzał, powierzone na podstawie umowy dane zwykłe Administratora, klientów Administratora, oraz osób zatrudnionych przez administratora w postaci imion, nazwisk, numerów PESEL, numerów NIP, adresu zamieszkania, adresu zameldowania, adresu korespondencyjnego, daty urodzenia, miejsca urodzenia, adresu email.
Dane osobowe powierzone przez Administratora danych będą przetwarzane przez Podmiot przetwarzający wyłącznie w celu świadczenia usługi, której szczegółowy zakres określony jest w §3 niniejszego Regulaminu. Ponadto Usługodawca może przetwarzać dane w celach: prowadzenia analiz i statystyki, dochodzenia roszczeń, archiwizacji, prowadzenia działań związanych z bezpieczeństwem, udzielania odpowiedzi na pisma i wnioski oraz prowadzenia korespondencji, wypełniania innych obowiązków prawnych, w tym w szczególności przewidzianych w Ustawie o przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.

Obowiązki i odpowiedzialność Podmiotu przetwarzającego

Podmiot przetwarzający przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych zobowiązuje się do ich zabezpieczenia przez stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych.
Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do nadania upoważnień do przetwarzania danych osobowych wszystkim osobom, które będą przetwarzały powierzone dane osobowe, przy czym będą to jedynie osoby, które mają odpowiednie przeszkolenie z zakresu ochrony danych osobowych i są niezbędne do realizacji celu niniejszej Umowy.
Podmiot Przetwarzający dokonuje okresowej weryfikacji listy osób, którym udzielono dostępu do danych przetwarzanych w imieniu Administratora.
Podmiot przetwarzający po zakończeniu świadczenia Usług związanych z przetwarzaniem zobowiązuje się niezwłocznie usunąć lub zwrócić Administratorowi wszelkie dane osobowe zależnie od wyboru Administratora.
W miarę możliwości, Podmiot przetwarzający pomaga Administratorowi w niezbędnym zakresie wywiązywać się z obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą, oraz z obowiązków określonych w art. 32–36 Rozporządzenia.
W przypadku stwierdzenia jakiegokolwiek naruszenia ochrony danych osobowych Podmiot przetwarzający lub podwykonawca Podmiotu przetwarzającego zgłasza je Administratorowi w ciągu 24 godzin.
Zgodnie z art. 28 ust. 3 lit. h RODO Administrator danych ma prawo kontroli, mającej na celu weryfikację, czy Podmiot przetwarzający spełnia obowiązki wynikające z niniejszej Umowy.
Na wniosek Administratora Podmiot przetwarzający udostępnia wszelkie informacje niezbędne do realizacji lub wykazania spełnienia obowiązków wynikających z RODO.
Podmiot przetwarzający jest odpowiedzialny za udostępnienie lub wykorzystanie danych osobowych niezgodnie z treścią Umowy, a w szczególności za udostępnienie osobom nieupoważnionym powierzonych do przetwarzania danych osobowych.
Dane powierzone przez Klienta będą przechowywane przez cały okres świadczenia usługi oraz po rozwiązaniu umowy, przez okres w którym którakolwiek ze stron może wysuwać względem drugiej jakiekolwiek roszczenia, nie krócej niż 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym te roszczenia mogą zostać wysunięte.

§13. Przeciwdziałanie praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu terroryzmu

Z uwagi na treść Ustawy AML, na Usługodawcy przy wykonywaniu Umowy mogą ciążyć określone w tej ustawie obowiązki w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu (Obowiązki AML). Mogą to być w szczególności obowiązki identyfikacji i oceny ryzyka oraz stosowania określonych środków bezpieczeństwa finansowego – w tym obowiązki identyfikacji klientów oraz weryfikacji ich tożsamości, identyfikacji osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne, identyfikacji i weryfikacji beneficjentów rzeczywistych, oceny stosunków gospodarczych oraz uzyskania informacji na temat ich celu i zamierzonego charakteru, jak również monitorowania tych stosunków.
W celu wywiązania się z Obowiązków AML, Usługodawca może żądać od klientów informacji zawartych w ich dokumentach tożsamości, lub w dokumentach tożsamości osób upoważnionych do działania w ich imieniu, oraz sporządzać kopie tych dokumentów. Usługodawca może ponadto wymagać przekazania informacji niezbędnych do prawidłowej realizacji Obowiązków AML na potrzeby przyjęcia i realizacji Usługi.
Usługodawca może zawiesić przyjęcie i realizację Obowiązków Usługodawcy wynikających z niniejszego Regulaminu do czasu otrzymania tych informacji i ich weryfikacji.
W przypadku braku możliwości prawidłowego wykonania Obowiązków AML, Usługodawca może być obowiązany do odmowy nawiązywania stosunków gospodarczych oraz do ich rozwiązywania.

§14. Postanowienia końcowe

Usługodawca ma prawo do zmiany postanowień niniejszego Regulaminu.
Usługodawca jest obowiązany do powiadomienia Klienta o każdorazowej zmianie niniejszego Regulaminu.
Regulamin jest udostępniony na Stronie.