Pytanie: Otrzymuję faktury w wersji elektronicznej i papierowej. Chcę je archiwizować w formie elektronicznej i niszczyć papierowe oryginały. Czy taka procedura jest poprawna? Czy zachowam prawo do odliczenia VAT?

Odpowiedź: Przechowywanie faktur w wersji papierowej nie jest konieczne dla zachowania prawa do odliczenia VAT. Przedsiębiorca może przechowywać dokumentację w wersji elektronicznej, byle by spełnione były ustawowe kryteria, np. zachowanie integralności i czytelności dokumentów.

Dla przedsiębiorców przechowywanie faktur i innych dokumentów w wersji papierowej może być uciążliwe i wiązać się z wydatkami. Wobec tego firmy decydują się na zmianę sytemu przechowywania faktur i archiwizację ich w wersji elektronicznej.

Przechowywanie faktur elektronicznych

Regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, ważne jednak, by system przechowywania zapewniał integralność treści i czytelność tych faktur.

Jeżeli chodzi o faktury elektroniczne, powinny być one przechowywane w takich formatach plików, które uniemożliwiają zmianę danych zawartych na dokumentach, np. PDF lub jpg.

Archiwizacja faktur papierowych

Natomiast, procedura archiwizacji faktur papierowych może wyglądać następująco:

• naniesienie na fakturę pieczątki z datą wpływu,
• skanowane i zapisywane w formacie pdf lub jpg,
• zapisywanie w odpowiednim folderze.

Nie ma przeszkód, aby po zeskanowaniu dokumentów papierowych i zarchiwizowaniu wersji elektronicznej w systemie, papierowe wersje dokumentów zostały niszczone (por. np. Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 10 listopada 2021 r., 0111-KDIB3-3.4012.464.2021.3.MAZ).

Dostęp na żądanie

Ważne, aby na żądanie organów podatkowych przedsiębiorca mógł im zapewnić bezzwłoczny dostęp do przechowywanych elektronicznie faktur oraz możliwość ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych.

Prawo do odliczenia VAT

Zniszczenie faktur otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej, jeżeli są przechowywane po zeskanowaniu, pozostaje bez wpływu na prawo do odliczenia VAT.
Okres przechowywania
Przedsiębiorca musi jednak pamiętać, aby w przypadku dokumentacji elektronicznej okres archiwizacji był zgodny z przepisami. Firmy muszą przechowywać faktury przez okres przedawnienia zobowiązania podatkowego, tj. przez 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Jeżeli masz problem w rozliczeniach VAT, skontaktuj się z nami. Zajmujemy się tym! Chętnie odpowiemy na Twoje pytania.