Podpis elektroniczny kwalifikowany przydaje się w prowadzeniu działalności gospodarczej. Nie jest jednak niezbędny, ponieważ w niektórych sytuacjach można zastąpić taki podpis autoryzacją przez profil zaufany e-PUAP.
Profil zaufany to darmowe narzędzie, a koszt kwalifikowanego e-podpisu to ok. 300 zł. Jego ważność trzeba odnawiać co rok lub dwa, w zależności od wybranej oferty.

Początkowo, jego używanie może wydać się skomplikowane. Aby korzystać z kwalifikowanego podpisu elektronicznego trzeba zainstalować specjalne oprogramowanie i urządzenia do podpisywania, np. czytnik kart lub token USB w zależności od używanej przez dostawcę e-podpisu technologii. Ponadto, każdy podpis musi być uwiarygodniony z pomocą kodu PIN.

Dodatkowo, nawet jeżeli przedsiębiorca zakupi podpis przez internet, musi osobiście odebrać przesyłkę w punkcie sprzedawcy. M.in. po to, żeby okazać dowód osobisty.
Przed zakupem warto się zastanowić, czy w biznesie, który prowadzi przedsiębiorca, podpis jest rzeczywiście niezbędny.

Moje doświadczenie

Ja sama zdecydowałam się na jego nabycie, żeby podpisywać deklaracje skarbowe i ZUS w imieniu moich klientów. Gdybym prowadziła inną działalność niż działalność księgowa, podpis kwalifikowany raczej by mi się nie przydał.

Komu i w jakich sytuacjach podpis kwalifikowany może się okazać szczególnie przydatny?

Przedsiębiorca

Osobie prowadzącej działalność gospodarczą podpis elektroniczny umożliwi podpisywanie umów na odległość. To jedno z najbardziej podstawowych i oczywistych zastosowań e-podpisu.

Pracodawcy

Pracodawca jest obowiązany do prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Stosowanie do jego wyboru, może spełnić ten obowiązek trzymając dokumenty papierowe lub elektroniczne.

Jeżeli pracodawca chce przejść z dokumentacji papierowej na elektroniczną, czyli stworzyć tzw. e-akta, powinien:
•    zeskanować dotychczas wygenerowane dokumenty;
•    opatrzeć je podpisem elektronicznym i w takiej formie trzymać.

Skany może podpisać również osoba upoważniona.

Deklaracje skarbowe i ZUS

Ze względu na fakt, że elektroniczny podpis ma wagę równą podpisowi własnoręcznemu, można za jego pomocą podpisać skutecznie deklaracje skarbowe i deklaracje ZUS i inne pisma kierowane do ZUS i US.

Podobnie, możliwe jest stosowanie podpisu elektronicznego przy wszystkich wnioskach do CEiDG.

Istnieją inne formy zastępujące podpis własnoręczny, np. profil na e-PUAP. Jednak, jeżeli ktoś chce wysyłać deklaracje za pomocą programu Płatnik, podpis elektroniczny jest niezbędny.

E-sprawozdanie finansowe

Przedstawiciele spółek, które są obowiązane do sporządzenia sprawozdania finansowego, mogą je podpisać z użyciem e-podpisu.

Jeżeli potrzebujesz pomocy w rejestracji firmy lub prowadzeniu księgowości, skorzystaj z naszych usług! Zarejestrujemy Twój biznes w CEiDG bez opłat!